1. Кодировку можно выставить дефолтом в Tools - Options - Mail Format Tab - International Options
2. Пункт "кодировка" и в офисном Аутлуке находится в меню Вид. Только не в главном окне, а в окне письма. Т.е. даблклик на письме и вот уже тогда только - Вид - Кодировка.